Vorlage Mitarbeitergespräch am Prüfzentrum

HR-TPL-01A1

Freigabe

Aktion Rolle Datum Name Unterschrift
Erstellt PM/ QMV 06.04.2023 Franziska Weis
Geprüft Stellv. Leitung der Studienzentrale 06.04.2023 Valentina Puntmann
Freigegeben Leitung der Studienzentrale 07.04.2023 Eike Nagel

1 Metainformation 2

1.1 Zweck 2

2 Allgemeines 2

2.1 Vorlage für das Mitarbeitergespräch 2

2.2 Checkliste organisatorische Vorbereitung 2

2.3 Ablauf des Mitarbeitergesprächs 2

3 Anhang 4

3.1 Mitgeltende Dokumente 4

3.2 Versionshistorie 5

Metainformation

Zweck

Die folgende Vorlage kann für Mitarbeitergespräche genutzt werden und beschreibt das Interagieren zwischen der Leitung der Studienzentrale und den Mitarbeitern am Prüfzentrum wie z.B.:

  • Pläne

  • Ziele

  • Erwartungen

Allgemeines

Vorlage für das Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeitergespräch stellt ein wertvolles Werkzeug dar, damit sich Mitarbeiter weiterentwickeln und sich die Zusammenarbeit verbessert. Die folgende Vorlage kann als Mitarbeitergesprächsprotokoll genutzt werden.

Checkliste organisatorische Vorbereitung

Mitarbeitergespräche sind zentraler Bestandteil und sollten einmal Jährlich stattfinden, da es einer der wichtigsten Verständigungsmittel zwischen der Leitung der Studienzentrale und seinen Mitarbeitern am Prüfzentrum ist. Aufgaben, Ziele, Entwicklungsmöglichkeiten und auch Probleme werden im gemeinsamen Gespräch besprochen und Vereinbarungen getroffen. Mitarbeiter erhalten während des Gesprächs eine Rückmeldung zu ihrem aktuellen Stand in der Studienzentrale sowie die nächsten Perspektiven hinsichtlich ihrer Entwicklungswünsche.

Ein Mitarbeitergespräch bedarf einer intensiven Vorbereitung:

  • Wo findet das Gespräch statt?

  • Wann findet das Gespräch statt?

  • Wurde der Besprechungsraum gebucht/ vorbereitet?

  • Wurde der Mitarbeiter zeitnah informiert?

  • Wurde genügend Zeit eingeplant?

  • Sind alle benötigten Unterlagen vorbereitet?

  • Sind Störungen ausgeschlossen?

  • Gibt es weitere Gesprächsteilnehmer?

Ablauf des Mitarbeitergesprächs

Phase 1: Feedback

  • Aktuelle Arbeitsaufgaben

  • Zielerreichung

  • Arbeitszufriedenheit

Phase 2: Planung und Ziele

  • Aufgabenplanung

  • Veränderungen

  • Zielformulierung

Phase 3: Perspektive und Entwicklung

  • Weiterbildung

  • Förderplanung

  • Persönliche Wünsche

  • Entwicklungsoptionen

Name des Mitarbeiters am Prüfzentrum Leitung der Studienzentrale Datum des Gesprächs:
The men: Noti zen:

Gibt es etwas, was dem Mitarbeiter auf der Seele brennt?

Damit eröffnet die Leitung der Studienzentrale unverfänglich das Gespräch und gibt dem Mitarbeiter gleichzeitig die Möglichkeit, seine Meinung zu äußern oder etwas zu sagen, das den Beurteilungsprozess beeinflussen könnte

Was ist der Meinung des Mitarbeiters nach das Ziel dieses Mita rbeitergesprächs?

Diese Frage gibt einen Einblick in die Haltung des Mitarbeiters gegenüber der Beurteilung.
Größter Erfolg im letzten Jahr

Erreichte/ unerreichte Ziele

Was hindert Sie daran, Ihre Ziele zu erreichen?

Persönliche Weiterentwicklung / Wünsche oder Anliegen?

Verfügen Sie über alle erforderlichen Instrumente und Ressourcen, um Ihre Arbeit zu bewältigen?

Die Frage eignet sich hervorragend, um zu prüfen, ob sich der Mitarbeiter mit dem, was in der Studienzentrale geschieht, verbunden fühlt oder nicht

Größte Herausforderung im neuen Jahr

Die Antwort zeigt, ob sich der Mitarbeiter den Herausforderungen der Studienzentrale bewusst ist. Am Ende eines jeden Jahres sollte jeder Mitarbeiter in der Lage sein zu planen und eine klare Vorstellung davon haben, in welche Richtung seine berufliche Entwicklung gehen soll. Dadurch erhält die Leitung der Studienzentrale auch eine Vorstellung davon, wie er dem Mitarbeiter helfen kann, Seine Erwartungen zu erfüllen.

Übereinstimmung der persönlichen Ziele mit der der Studienzentrale

Die Frage eignet sich hervorragend, um zu prüfen, ob sich der Mitarbeiter mit dem, was in der Studienzentrale geschieht, verbunden fühlt oder nicht. Und zweitens hilft es zu verstehen, ob die Mitarbeiter als Individuum wachsen oder nicht.

Änderung eines Aspekts der derzeitigen Rolle und Umsetzung dieser Änderung

Als beste Informationsquelle über die potenziellen Mängel dieser Rolle weiß der jeweilig betroffene Mitarbeiter am besten Bescheid. Eine Frage in diese Richtung bietet der Leitung der Studienzentrale die Möglichkeit, sich in die Sichtweise seiner Mitarbeiter zu begeben und gegebenenfalls Probleme zu erkennen und Verbesserungen vorzunehmen.
Wenn auf höherer Ebene etwas geändert werden könnte, was wäre das und wie würde man das umsetzen?

Welche Rolle möchten Sie als nächstes im Unternehmen übernehmen?

Nach beruflichen Zielen und K arrieremöglichkeiten zu fragen, gibt der Leitung der Studienzentrale Überblick über die Mi tarbeitermotivation. In dem zum Beispiel Ziele für das kommende Jahr festgelegt oder sogar einen Weiterbildungsplan erstellen wird hilft die Leitung der Studienzentrale dem Mitarbeiter, seine Ziele zu erreichen. 
In welchen Bereichen besteht noch Verbesserungsbedarf? Welche Veränderungen würden Sie sich in Ihrem Arbeitsumfeld wünschen?
  • Weitere Fragen bzw Themen des Mitarbeiters

Tabelle 1: Mitarbeitergespräch

Anhang

Mitgeltende Dokumente

Nr. Dokumenten ID Dokumententitel
1 HR-SOP-01 Schulungskonzept am Prüfzentrum
2 QM-LIS-04 Dokumentations-und Aufzeichnungs-Matrix

Die Versionen und das Gültigkeitsdatum der referenzierten Dokumente sind in der Dokumentations-und Aufzeichnungsmatrix dokumentiert.

Versionshistorie

Version Gültigkeitsdatum Autor Beschreibung der Änderung
1 2023-04-14 FW Erste Version