Umgang mit Betrug und Fehlverhalten am Prüfzentrum

PZ-SOP-18

Freigabe

Aktion Rolle Datum Name Unterschrift
Erstellt PM/ QMV 06.04.2023 Franziska Weis
Geprüft Stellv. Leitung der Studienzentrale 06.04.2023 Valentina Puntmann
Freigegeben Leitung der Studienzentrale 07.04.2023 Eike Nagel

1 Metainformation 2

1.1 Zweck 2

1.2 Anwendungsbereich 2

1.3 Verantwortlichkeiten 2

1.4 Adressaten 2

1.5 Schulung 2

1.6 Prozesseigner 2

1.7 Kennzahlen 2

2 Allgemeines 3

2.1 Definition von Betrug und Fehlverhalten 3

2.2 Beispiele für Betrug und Fehlverhalten 3

2.3 Verfahren/Umgang 3

2.3.1 Grundregeln 3

2.3.2 Wann sollte der Verdacht auf Fehlverhalten/Betrug gegeben sein? 3

2.3.3 Was ist bei Verdacht auf Fehlverhalten/Betrug zu tun? 4

2.4 Vorbeugende Maßnahmen und Maßnahmen zur Aufdeckung von Fehlverhalten/Betrug 5

3 Anhang 5

3.1 Mitgeltende Dokumente 5

3.2 Versionshistorie 5

Metainformation

Zweck

Diese SOP beschäftigt sich mit dem Umgang von Fehlverhalten innerhalb klinischer Prüfungen am Prüfzentrum. Ziel dieser SOP ist es, Qualitätsstandards zu definieren, zu beschreiben, wie vermutete oder bestätigte Fälle von Fehlverhalten im Prüfzentrum, beim oder anderen an klinischen Prüfungen beteiligten Kooperationseinrichtungen zu behandeln sind, und die Konsequenzen zu skizzieren.

Anwendungsbereich

Diese SOP ist für alle Prozesse in klinischen Prüfungen am Prüfzentrum anwendbar.

Verantwortlichkeiten

Alle Mitarbeiter am Prüfzentrum der Studienzentrale müssen sich beim Umgang mit Betrug und Fehlverhalten an diese SOP halten. Die Leitung der Studienzentrale muss grundsätzlich bei Verdachtsfall eines Betrugs oder Fehlverhaltens mit einbezogen werden und regelmäßig über den aktuellen Stand informiert werden.

Der Prozesseigner ist für die korrekte Durchführung dieses Prozesses und für den Inhalt und die Aktualisierung dieser SOP verantwortlich.

Der QMV ist für die Prüfung und Aktualisierung dieser SOP im angegeben Rhythmus (QM-SOP-04 Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen) zuständig.

Diese SOP muss von dem Prozesseigner und QMV auf Vollständigkeit, Korrektheit und Angemessenheit überprüft und von der Leitung der Studienzentrale freigegeben werden.

Adressaten

  • QMV der Studienzentrale des Instituts

  • Leitung der Studienzentrale

  • Stellv. Leitung der Studienzentrale

  • Prozesseigner

  • Projektmanager

  • Alle Mitarbeiter am Prüfzentrum der Studienzentrale des Instituts

Schulung

Wir verweisen auf die SOP HR-SOP-01_Schulungskonzept am Prüfzentrum.

Prozesseigner

  • QMV

Kennzahlen

Derzeit sind keine Kennzahlen festgelegt.

Allgemeines

Definition von Betrug und Fehlverhalten

Fehlverhalten in der Forschung bedeutet Fälschung, Verfälschung oder Plagiat beim Vorschlagen, Durchführen oder Überprüfen von Forschungsarbeiten oder beim Berichten von Forschungsergebnissen.

  • Fälschung ist das Erfinden von Daten oder Ergebnissen und deren Aufzeichnung oder Meldung

  • Verfälschung ist die Manipulation von Forschungsmaterialien, -geräten oder -verfahren oder das Ändern oder Weglassen von Daten oder Ergebnissen, so dass die Forschung in den Forschungsunterlagen nicht korrekt dargestellt wird.

  • Plagiat ist die Aneignung von Ideen, Verfahren, Ergebnissen oder Worten einer anderen Person, ohne diese entsprechend zu würdigen

Beispiele für Betrug und Fehlverhalten

  • Probleme mit Ethikkommittee (EK) und/oder Investigational Review Board (IRB)

    • EK/IRB werden nicht benachrichtigt

    • Keine Genehmigung durch EK/IRB

    • Keine Dokumentation der EK/IRB

  • Fahrlässigkeit

  • Fehler bei Aufzeichnungen

  • Fälschung der Daten, damit Sie besser mit den eigenen Theorien übereinstimmen

  • Einschluss von Patienten

    • Datumsänderungen

    • Einschluss von nicht zugelassenen Patienten

    • Fälschung der Daten, z.B. Eintragungen einer fiktiven Person

    • Druckausübung zur Einwilligung zur Studie

    • Versäumnis der Einwilligung

  • Vorsätzliches Verschweigen von Informationen, z.B. von unerwünschten Ereignissen

  • Prüfung

    • Verwendung von Blut-/Urinproben, die nicht vom Patienten abstammen

  • Patienten

    • Gefälschte Patiententagebücher

    • Fragebögen, die nicht vom Patienten, sondern vom Personal ausgefüllt wurden

  • Falsche Verwendung von Statistiken

    • Verwendung ungeeigneter Techniken

    • Falsche Analysen

    • Nichteinhaltung des Protokolls

    • Täuschende Berichterstattung, z.B. durch Auslassen negativer Ergebnisse

  • Veröffentlichung

    • Keine Veröffentlichung

    • Nicht beschriebene Schwächen der Studie

    • Doppelte Veröffentlichung

    • Nicht offengelegte Interessenskonflikte

Verfahren/Umgang

Grundregeln

Es herrschen einige Grundregeln für den Umgang mit Fehlverhalten, bzw. dem Vermuten von Fehlverhalten.

  • Alle beteiligten Personen (die Person, die des Fehlverhaltens verdächtigt wird und die Person, die den Verdacht auf Fehlverhalten meldet) haben Recht auf Schutz vor unfairer Behandlung

  • Vorschnelle Schlussfolgerungen sollten vermieden werden

  • Die meldende Person darf aufgrund ihrer Meldung nicht bestraft werden

Wann sollte der Verdacht auf Fehlverhalten/Betrug gegeben sein?

Im Folgenden sind Beispiele aufgelistet, die auf Fehlverhalten/Betrug hinweisen könnten.

Jede Situation muss individuell behandelt werden!

  • Schwierigkeiten bei der Vereinbarung von Sitzungen mit dem Sponsor/Sponsor Beauftragten

  • Daten sind nicht zugänglich/Krankenakte nicht vorhanden

    • Separater Ordner für Krankenakte/Quelldaten etc.

    • Quelldaten nicht abrufbar

    • Verweigerung der Überprüfung von Quelldaten

  • Unterschriften derselben Handschrift auf Einwilligungserklärung verschiedener Personen

  • Hohe Rekrutierungsrate trotz kleinem Einzugsgebiet oder seltener Indikation

    • Schnellere Rekrutierung als alle anderen Zentren der Studie

  • Fehlendende Identifizierung

  • Absurde klinische Muster, z.B. Typ-1-Diabetiker ohne antidiabetische Therapie

  • Probleme mit der Studienmedikation

    • Ungeöffnete Studienmedikation, obwohl sie laut Dokumentation ausgegeben wurde

    • Zurückgegebene Studienmedikation, welche sauber und ohne Gebrauchsspuren sind

    • Prüfpräparat weist bei allen Studienteilnehmern identische Gebrauchsspuren auf

  • Unplausible Trends:

    • Viele Patienten mit gleichem Geburtsdatum

    • Identische Werte für mehrere Variablen bei verschiedenen Patienten

    • Laborwerte

    • EKG

    • Bevorzugte Endziffern

    • Geringe Variabilität, wenige Extremwerte, Werte nah an der erwarteten/gewünschten Verteilung

    • Versuchspersonen kommen ausnahmslos genau zum geplanten Zeitpunkt über längere Zeiträume hinweg

    • 100% Medikamenteneinhaltung

  • Einheitliche Handschrift/Symbole/Ausfüllmuster in Patiententagebüchern

  • Durchgängige Verwendung desselben Stiftes

Was ist bei Verdacht auf Fehlverhalten/Betrug zu tun?

Wenn der Verdacht auf einen Fall des Fehlverhaltens/Betrugs besteht, muss immer grundsätzlich die Leitung der Studienzentrale mit einbezogen werden und regelmäßig über den Stand in Kenntnis gesetzt werden:

  • Sammeln von zusätzlichen Beweisen, die den Verdacht bestätigen oder entkräften

  • Fehlverhalten/Verdacht auf Fehlverhalten diskret melden, um ehrliche/unschuldige Personen davor zu bewahren, mit weiterem Fehlverhalten in Verbindung gebracht zu werden

  • Der Ruf der betroffenen Person soll nicht geschädigt werden

  • Der Verdacht auf Fehlverhalten/Betrug muss schnellstmöglich, jedoch nicht später als 48 Stunden nach dem Ereignis dem zuständigen PM oder FU-Head gemeldet werden und das weitere Vorgehen besprochen werden. Ausnahme: Wenn es um die Patientensicherheit geht, muss sofort gehandelt werden!

  • Sicherung aller Beweise und Dokumente, bevor die betroffene Person konfrontiert wird, sodass keine Manipulation stattfinden kann

  • Prozessdokumentation:

    • Erstgespräch

    • Eingeleitete Maßnahmen/Verfahren

    • Bei nachgewiesenem Fehlverhalten: Ablage der Dokumentation im TMF (siehe SOP Trial Master File) zusammen mit dem gesamten Schriftverkehr und dem jeweiligen Datenstand

      Untersuchung eines Falles bei Verdacht auf Fehlverhalten:

      Alle Personen, die an der Untersuchung des Falles beteiligt sind, sollten über Hintergrundwissen verfügen und, sofern es möglich ist, nicht an der klinischen Prüfung beteiligt sein.

  • Es erfolgt eine gemeinsame Überprüfung des Falles

  • Feststellung, ob es sich um einen Fall von Betrug/Fehlverhalten handeln könnte. Wenn ja, wird wie folgt vorgegangen:

    • Nachricht an den Sponsor

      Bestätigter Fall von Fehlverhalten/Betrug

  • Klärung der Gesamtumstände (z.B. vertragliche Verantwortlichkeiten) bezüglich der Rolle des Prüfzentrums bei der Lösung/Untersuchung eines Falles von Fehlverhalten

  • Ggf. Hinzuziehen eines Anwalts

  • Information (ggfs. Schriftlich) an:

    • Sponsor

    • Zuständige staatliche/lokale Behörden

    • Ethikkommission

    • Ggfs. Ärztekammer

  • Ggfs. Beendigung der Prüfung am Prüfzentrum

  • Behebung der durch das Fehlverhalten/Betrug verursachten Probleme

  • Bewertung der Relevanz für die Studie und den Abschlussbericht:

    • Der Sponsor muss den Vorfall am Prüfzentrum im Abschlussbericht angemessen darstellen

    • Ausschluss der betroffenen Daten, wenn sich der Betrug auf einzelne Daten bezieht

    • Datenausschluss eines kompletten Teilnehmers, wenn sich Betrug auf alle Daten dieses Teilnehmers bezieht

    • Begründung der fehlenden Daten im Bericht und gesonderte Aufführung der Daten der betroffenen Person im Bericht

    • Zurückziehung/Änderung der Veröffentlichung/des Berichts, wenn das Fehlverhalten/der Betrug erst nach der Einreichung der Veröffentlichung und/oder des Berichts aufgedeckt wird und der jeweilige Betrug irgendeine Relevanz für das Ergebnis der Studie/die Schlussfolgerungen hat.

Vorbeugende Maßnahmen und Maßnahmen zur Aufdeckung von Fehlverhalten/Betrug

Folgende Maßnahmen sollten vom Sponsor eingeführt werden, um das Auftreten von Fehlverhalten/Betrug zu minimieren, insofern dies möglich und/oder notwendig ist:

  • Überwachung durch Prüfungsausschüsse zur Verhinderung oder Aufdeckung von Fehlern im Prüfungsdesign und bei der Interpretation von Ergebnissen

  • Vor-Ort-Überwachung durch Monitoring, um Verfahrensfehler bei der Durchführung der klinischen Prüfung in den teilnehmenden Zentren zu verhindern oder aufzudecken.

Anhang

Mitgeltende Dokumente

Nr. Dokumenten ID Dokumententitel
1 HR-SOP-01 Schulungskonzept am Prüfzentrum
2 QM-SOP-04 Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen
3 QM-LIS-04 Dokumentations und Aufzeichnungsmatrix

Die Versionen und das Gültigkeitsdatum der referenzierten Dokumente sind in der Dokumentations- und Aufzeichnungsmatrix dokumentiert.

Versionshistorie

Version Gültigkeitsdatum Autor Beschreibung der Änderung
01 2023-04-14 FW Erste Version