Verfahrensablauf Dokumentations-und Aufzeichnungsmatrix
QM-WI-04A1
Freigabe
| Aktion | Rolle | Datum | Name | Unterschrift |
|---|---|---|---|---|
| Erstellt | PM/ QMV | 06.04.2023 | Franziska Weis | |
| Geprüft | Stellv. Leitung der Studienzentrale | 06.04.2023 | Valentina Puntmann | |
| Freigegeben | Leitung der Studienzentrale | 07.04.2023 | Eike Nagel |
Versionshistorie
| Version | Gültigkeitsdatum | Autor | Beschreibung der Änderung |
|---|---|---|---|
| 01 | 2023-04-14 | FW | Erste Version |
| Erläuterungen | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| D: | Führt die Tätigkeit verantwortlich und selbstständig durch | M: | Unterstützt „D” bei der Ausführung der Tätigkeit | I: | Wird von „D” informiert |
| MA | (qualifizierter) Mitarbeiter | MA | (qualifizierter) Mitarbeiter | MA | (qualifizierter) Mitarbeiter |
| QMV | QM-Verantwortlicher | QMV | QM-Verantwortlicher | QMV | QM-Verantwortlicher |
| LS | Leitung der Studienzentrale | LS | Leitung der Studienzentrale | LS | Leitung der Studienzentrale |
Input Vo rgabedo kumente |
Verf ahrensa blauf | D | M | I | O utput Na chweisd okument |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
| S tart: | ||||||
| Dokume nten-Vo rschlag (neu) oder Ä nderung |
|
MA | QMV, LS, MA | LS, QMV | Do kumente werden vom QMV übe rprüft. Falls der QMV der Er steller ist ein MA | |
ja ← weiter bei 8 |
2 Handelt es sich um ein neues Do kument? nein ↓ |
MA | QMV, LS, MA | LS, QMV | ||
| Vor handene SOP | 3 Vo rschlag zu Änd erungen auf V orgabed okument er läutern und bea ntragen (Ver sionshi storie, Version snummer beac hten) | MA | QMV, LS, MA | LS | Aufze ichnung QMV | Dies gilt für Änder ungsvor schläge |
| 4 alte Dok umenten version dem Zugriff en tziehen (PDF, Word, Papier) | QMV | LS, MA | ||||
| 5 Kennze ichnung der alten Version im Dat einamen | QMV | LS, MA | ||||
6 D okument arch ivieren / als u ngültig mark ieren D okument ver nichten nach Archiv ierungs frist |
QMV | LS, MA | altes D okument | Vern ichtung nach Rück sprache LS | ||
7 E rhöhung des V ersions standes des Vorga bedokum entes um 1 Weiter bei 10. |
QMV | LS, MA | überarb eitetes D okument | Version wurde von LS freig egeben, alle MA werden vom QMV inf ormiert | ||
| SOP Vorlage (Te mplate) | 8 Ers tellung des neuen Dok umentes auf Dok umenten vorlage | MA | QMV | neues D okument | ||
| 9 neues D okument erhält Kennze ichnung und Revisio nsstand „0” | MA, | QMV | neues D okument | |||
nein ← zurück zu 3 |
10 Fa chliche Prüfung In O rdnung? ja ↓ |
LS | ü berarbe itetes/ neues D okument | Die fa chliche Prüfung bei nhaltet auch die Mach barkeit | ||
| 11 F reigabe | LS, QMV | Die F reigabe erfolgt nach Prüfung LS durch den QMV | ||||
| A ktualis ierung/ Archi vierung | 12 Aktuali sierung / A ufnahme in Do kumente nmatrix ( Matrix) und im U-L aufwerk | QMV | LS, MA | aktual isierte Matrix, Aktuali siertes Word und PDF, Papier | MA e rhalten nur Zugriff auf das U-L aufwerk (PDF Dok umente) | |
| neues/ überarb eitetes D okument und Matrix | 13 D okument ank ündigen / schulen | QMV | LS | Zugriff zur Matrix haben nur 3 Pe rsonen: QMV, LS und Stellve rtreter der LS | ||
| 14 D okument reg elmäßig bew erten | QMV | MA | LS | Alle 2 Jahre |