Safety Handling

PZ-SOP-06

Freigabe

Aktion	Rolle	Datum	Name
Erstellt	PM/ QMV	06.04.2023	Franziska Weis
Geprüft	Stellv. Leitung der Studienzentrale	06.04.2023	Valentina Puntmann
Freigegeben	Leitung der Studienzentrale	07.04.2023	Eike Nagel

1 Metainformation 2

1.1 Zweck 2

1.2Anwendungsbereich 2

1.3 Verantwortlichkeiten 2

2 Gesetzliche Grundlagen des Safety Handlings 3

3 Begriffsdefinitionen und Dokumentations/Mitteilungspflichten des Prüfers 3

4 Anhang 4

4.1 Mitgeltende Dokumente 4

4.2 Versionshistorie 4

1 Metainformation

1.1 Zweck

Diese Standard Operating Procedure (SOP) beschreibt das Verfahren des Safety Handlings am Prüfzentrum.

1.2Anwendungsbereich

Diese SOP ist für alle Prozesse in klinischen Prüfungen anwendbar.

1.3 Verantwortlichkeiten

Der Prozesseigner ist für die korrekte Durchführung dieses Prozesses und für den Inhalt und die Aktualisierung dieser SOP verantwortlich. Er wird von der Leitung der Studienzentrale unterstützt.

Der QMV ist für die Prüfung und Aktualisierung dieser SOP im angegeben Rhythmus (QM-SOP-04 Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen) zuständig.

Diese SOP muss von dem Prozesseigner und QMV auf Vollständigkeit, Korrektheit und Angemessenheit überprüft und von der Leitung der Studienzentrale freigegeben werden.

1.4 Adressaten

QMV der Studienzentrale des Instituts
Leitung der Studienzentrale
Stellv. Leitung der Studienzentrale
Projektmanager
Alle Mitarbeiter am Prüfzentrum der Studienzentrale des Instituts

1.5 Schulung

Wir verweisen auf die SOP HR-SOP-01_Schulungskonzept am Prüfzentrum.

1.6 Prozesseigner

Projektmanager

1.7 Kennzahlen

Derzeit sind keine Kennzahlen festgelegt.

2 Gesetzliche Grundlagen des Safety Handlings

Das Safety-Handling wird geregelt durch:
• AMG nach der 16. Novelle §63
• GCP-V §12 (4-7), §13 sowie §3 (3, 4, 6-11), §6, §11, §14
Gesetzestexte des AMG und der GCP-V sind über die Internetadresse http://www.gesetze-im-internet.de verfügbar.

3 Begriffsdefinitionen und Dokumentations/Mitteilungspflichten des Prüfers

3.1 Unerwünschte Ereignisse/Adverse Events (UEs/AEs)

Ein UE/AE ist jedes unerwünschte bzw. nachteilige Ereignis oder Vorkommnis, das einer Person nach Verabreichung eines Prüfpräparates widerfährt. Dieses muss nicht notwendigerweise in kausalem Zusammenhang mit der Behandlung stehen. Die UEs/AEs sind vom Prüfer, seinem Stellvertreter oder einem ärztlichen Mitglied der Prüfergruppe mit Angabe des Zeitraumes des Auftretens in den Quelldokumenten (Source data) zu dokumentieren. Der Schweregrad des UEs/AEs sowie ein möglicher kausaler
Zusammenhang mit dem Prüfpräparat sind zu beurteilen. Unerwünschte Ereignisse oder unerwartete klinisch-diagnostische Befunde die im Prüfplan als relevant hervorgehoben sind (z.B. „adverse event of special interest” (AESI)) müssen dem
Sponsor innerhalb der im Prüfplan definierten zeitlichen Fristen übermittelt werden.

3.2 Schwerwiegende unerwünschte Ereignisse/Serious Adverse Event (SUE/SAE)

Jedes UE/AE oder jede schwerwiegende Nebenwirkung das/die tödlich oder lebensbedrohend ist, einen stationären Krankenhausaufenthalt oder die Verlängerung einer stationären Behandlung erforderlich macht, oder zu bleibender bzw. schwerwiegender Behinderung oder Invalidität führt, oder eine kongenitale Anomalie oder einen Geburtsfehler zur Folge hat.
Prüfplan-spezifische Ergänzungen der SAE-Definition müssen beachtet werden.

Anzeige-, Dokumentations- und Mitteilungspflichten des Prüfers sind in §12 (4-7) der GCP-V beschrieben. Zusammengefasst hat der Prüfer den Sponsor unverzüglich, spätestens aber innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden, über SUEs/SAEs zu unterrichten.
Personenbezogene Daten sind unter Verwendung der studienspezifischen Identifizierungscodes zu pseudonymisieren. Der Prüfer ist verpflichtet, dem Sponsor im Anschluss einen ausführlichen schriftlichen Bericht zu übermitteln.

Die Meldung des SAEs an den Sponsor erfolgt mittels im Prüfarztordner abgelegter SAE Meldeformulare per Fax oder, falls vom Sponsor entsprechend vorgegeben, elektronisch über den eCRF verfügbare SAE-Seiten. Im Rahmen der SAE-Meldung ist durch den Prüfer zu beurteilen, ob ein kausaler Zusammenhang des SUEs/SAEs mit der Prüfmedikation bestehen könnte oder ob dieser ausgeschlossen werden kann. Bei einigen klinischen Prüfungen muss die geschätzte Wahrscheinlichkeit eines kausalen Zusammenhangs mit der Prüfsubstanz noch näher spezifiziert werden. Nach Möglichkeit sollte der Sponsor oder ein Vertreter (z.B. Monitor) auch zeitnah telefonisch über eine erfolgte SUE/SAE Meldung informiert werden.

Die SAE-Meldung kann nur durch ein ärztliches Mitglied der Prüfgruppe erfolgen. Die Dokumentation kann jedoch von Study Nurse oder Studienkoordinator vorbereitet werden. Alle Mitglieder der Prüfgruppe sind verpflichtet den Prüfer oder Stellvertreter unverzüglich nach Bekanntwerden eines möglichen SAEs zu informieren. Die Meldung muss mit dem Prüfer/Stellvertreter abgestimmt werden. Sollte dies nicht möglich sein, muss ein ärztliches Mitglied der Prüfgruppe im Zeitrahmen der 24 Stunden nach Bekanntwerden die Erstmeldung des SAEs an den Sponsor vornehmen und dann die Folgeberichterstattung mit dem Prüfer/Stellvertreter abstimmen.

3.3 Unerwartete schwerwiegende Nebenwirkung /Suspected Unexpected Serious Adverse Reaction (SUSAR)

Die Bewertung ob schwerwiegende Ereignisse/Nebenwirkungen unerwartet sind, erfolgt durch den Sponsor. Ein SUSAR (suspected unexpected serious adverse reaction) ist jeder Verdachtsfall einer unerwarteten schwerwiegenden Nebenwirkung, die nicht in der
Investigator’s Brochure beschrieben wurde und die vermutlich in einem ursächlichen (kausalen) Zusammenhang mit einem Prüfpräparat steht. Die Definition der „Nebenwirkung” bezieht sich dabei auf §3 Abs. 7 der GCP-Verordnung.
Der Prüfer ist dazu verpflichtet, dem Sponsor den Verdachtsfall eines schwerwiegenden unerwünschten Ereignisses unverzüglich zu melden. Gemäß GCP-V ist durch den Sponsor einzuordnen

ob es sich um ein schwerwiegendes Ereignis handelt,
(ii) ob ein
Kausalzusammenhang mit dem Prüfpräparat vermutet wird, und ob (iii) Art und Schweregrad
nicht mit der bereits vorliegenden Information über das Prüfpräparat übereinstimmt. Nur mit
Erfüllung dieser drei Kriterien handelt es sich um einen Verdachtsfall einer unerwarteten,
schwerwiegenden Nebenwirkung (SUSAR).

3.4 Dokumentations- und Meldeverpflichtungen des Sponsors

Eine ausführliche Beschreibung der Dokumentations-/Meldeverpflichtungen des Sponsors ist in §13 der GCP-Verordnung dargelegt.
Zusammengefasst ist der Sponsor verpflichtet, Verdachtsfälle einer schwer-wiegenden unerwünschten Nebenwirkung (SUSARs) nach Meldung durch den Prüfer pseudonymisiert an die Bundesoberbehörde, die federführende Ethikkommission sowie an die an der klinischen Prüfung beteiligten Prüfer zu übermitteln. Verdachtsfälle einer unerwarteten schwerwiegenden Nebenwirkung (SUSARs) sind innerhalb von 7 Tagen (bei Tod eines Patienten) bzw. 15 Tagen (bei nicht lebensbedrohlichen Ereignissen) nach Bekanntwerden anzuzeigen. Die Definition der„Nebenwirkung” bezieht sich dabei auf §3 Abs. 7 der GCP-Verordnung.

Der Sponsor ist ebenfalls verpflichtet, Verdachtsfälle einer unerwarteten schwerwiegenden Nebenwirkung
unverzüglich an die „zuständigen Behörden anderer Mitgliedsstaaten der Europäischen Union und anderer Vertragsstaaten des Abkommens über den europäischen Wirtschaftsraum, in deren Hoheitsgebiet die klinische Prüfung durchgeführt wird” (Zitat, GCP-V, §13 (2,3; www.gesetze-im-internet.de/gcp-v/) zu übermitteln. Die Verpflichtung zur Meldung von SUSARs
besteht bis zur Beendigung der klinischen Prüfung. Da die Definition eines SUSARs die Kenntnis des Prüfpräparates voraussetzt, muss in verblindeten klinischen Studien eine Offenlegung der Identität des Prüfpräparates (Entblindung) erfolgen. Eine Liste der während einer klinischen Prüfung aufgetretenen SUSARs (Sicherheitsberichte) muss nach GCP-V durch den Sponsor einmal jährlich (oder auf Verlangen) der zuständigen Bundesoberbehörde und der federführenden Ethikkommission übermittelt werden. Angaben zu SUSAR-Verdachtsfällen werden durch die zuständige Bundesoberbehörde an die Eudravigilanz-Datenbank der Europäischen Arzneimittel-Agentur übermittelt (GCV-V §14 (4)). Liegt die Rolle des Sponsors innerhalb des Studienzentrums, können die Meldungen an Bundesoberbehörde und Ethikkommission sowie die Verschickung der SUSARs an andere Prüfzentren an die beteiligten Pharmaunternehmen oder eine CRO delegiert werden.

3.5 Kenntnisnahme von SAE/ SUSAR Meldungen am Prüfzentrum

Die Kenntnisnahme der durch den Sponsor übermittelten SAE oder SUSAR Meldungen erfolgt durch den Prüfer oder seinen Stellvertreter. Die Kenntnisnahme wird mit Datum und Unterschrift bestätigt, die Ablage erfolgt in studienspezifischen Ordnern. Eine Ausnahme stellen elektronische SAE/SUSAR-Meldung mit „audit trail”, d.h. elektronischer Dokumentation der
Kenntnisnahme durch Prüfer oder Stellvertreter dar. Ärztliche Mitglieder der Prüfergruppe werden durch den Prüfer oder seinen Stellvertreter im Rahmen der regulären Besprechungen regelmäßig über SAE- oder SUSAR-Meldungen informiert oder leiten SUSARs elektronisch an die ärztlichen Mitglieder der Prüfgruppe weiter.

4 Anhang

4.1 Mitgeltende Dokumente

Nr.	Dokumenten ID	Dokumententitel
1	HR-SOP-01	Schulungskonzept am Prüfzentrum
2	QM-SOP-04	Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen
3	QM-LIS-04	Dokumentations und Aufzeichnungsmatrix

Die Versionen und das Gültigkeitsdatum der referenzierten Dokumente sind in der Dokumentations- und Aufzeichnungsmatrix dokumentiert.

4.2 Versionshistorie

Version	Gültigkeitsdatum	Autor	Beschreibung der Änderung
01	2023-04-14	FW	Erste Version